クライアントの課題

同社は生徒一人ひとりに合わせたきめ細やかな指導で受講生を増やし、実店舗の規模を拡大していました。しかし、事業拡大に伴い以下のような課題を抱えていました。

煩雑な予約調整と人的コストの増大

受講生の希望に対し、対応する講師のスケジュール確認やスタジオの確保を手作業で行っており、調整・事務作業が複雑化・増大化していました。

Excel管理の限界

従来のExcel等を用いた管理手法では限界を迎え、顧客増加に対応しきれなくなっていました。

顧客満足度への影響

人的な調整の手間から「予約が取りづらい」といった状況が発生し、機会損失や顧客満足度の低下が懸念されていました。

属人的なサービス提供

講師個人のスキルに依存する部分が大きく、会社としてのノウハウ蓄積や客観的データに基づく指導体制の構築が求められていました。

提供したソリューション

これらの課題を解決するため、クラウドベースの統合管理プラットフォームを構築しました。

自動予約システムの構築

受講生が希望するレッスンや講師を選択すると、システムが講師のシフトとスタジオの空き状況を参照し、人的な調整なしで即時に予約が完了する仕組みを構築しました。Googleカレンダーとの自動連携機能も実装しています。

受講生向けマイページの提供

受講生自身が予約の確認・変更、過去の受講履歴の閲覧、講師からのフィードバックの確認などを一元管理できるマイページを提供しました。

運営・講師用管理画面の開発

顧客情報、予約情報、決済情報（口座振替・クレジットカード対応）を紐づけて一元管理できるシステムを構築しました。

データ活用による指導の質向上

レッスン履歴やフィードバックをデータ化し講師間で共有することで、属人性を排除し、より最適化された質の高いレッスンを提供できる基盤を整備しました。

導入の成果

本システムの導入により、スクール運営において以下の大きな成果をもたらしました。

圧倒的な業務効率化とコスト削減

予約調整や毎月の受講料計算・徴収といった手作業がほぼ自動化され、非採算業務に割かれていた人的コスト（人件費の約90%削減想定）を大幅に削減しました。

サービス価値の向上と顧客満足度UP

受講生はタイムラグなしに予約を完了できるようになり、利便性が飛躍的に向上しました。

将来のAI活用を見据えた基盤構築

テキストデータの要約やデータ抽出など、NLP（自然言語処理）を用いたAI機能の搭載を見据えたシステム設計を行い、今後のさらなる機能拡張への備えを整えました。